電(dian)子郵件，已(yi)成了辦公室里(li)隱藏的(de)地雷(lei)。

守(shou)則(ze)一：不(bu)要隨便“回(hui)復(fu)所有人”

阿康 外企職員

千(qian)萬(wan)不要在回復郵件時隨便點(dian)擊“回復所有人”———這(zhe)是我從我那(nei)(nei)倒霉的(de)客戶那(nei)(nei)里學來的(de)“血的(de)教訓”。

那(nei)次接手一個(ge)挑剔的(de)客戶，耗(hao)了很久，價(jia)格一直談不攏，差不多(duo)有(you)兩周時間，我(wo)(wo)每(mei)天(tian)上(shang)班頭一件事，就是和對方互通郵(you)件、打探(tan)進展。那(nei)段日子，老(lao)板盯(ding)、對方拖，搞得我(wo)(wo)每(mei)天(tian)灰(hui)頭土(tu)臉、心力憔悴。直到(dao)有(you)一天(tian)，在我(wo)(wo)們(men)通過20封郵(you)件時，我(wo)(wo)的(de)郵(you)箱里忽(hu)然(ran)出現(xian)了一封“機密”信函，上(shang)面有(you)這家公司(si)(si)討論(lun)我(wo)(wo)們(men)公司(si)(si)的(de)報價(jia)的(de)詳細經過，包括各級老(lao)板的(de)回復(fu)意見、他們(men)預(yu)期爭取(qu)的(de)價(jia)格，還有(you)準備對付我(wo)(wo)們(men)的(de)具體計劃。

這下好了，掌握(wo)了對(dui)方的底(di)線，后(hou)面的事情(qing)做得極(ji)其(qi)順利。那個(ge)項目談完，老板對(dui)我(wo)刮(gua)目相看(kan)。

我心里有鬼(gui)。冷(leng)靜之后仔細研究了這封郵(you)件的來龍去(qu)脈，終于發現：發給我這封郵(you)件的人(ren)一(yi)定是在某次疏忽之下按了“回復所有人(ren)”，才把(ba)信不小心傳到了我手(shou)里。

也真怪不(bu)得(de)他(ta)，之前我們往來的郵件(jian)實在(zai)過(guo)多，而且所有(you)(you)的郵件(jian)題(ti)目都是(shi)一(yi)長串“RE：RE：RE……”，看起來極其相(xiang)似。我的郵件(jian)發給他(ta)、他(ta)的老(lao)板(ban)后(hou)，他(ta)老(lao)板(ban)回(hui)復(fu)給了他(ta)，還有(you)(you)他(ta)們公司(si)的財(cai)務、我以及(ji)更(geng)多人(ren)。之后(hou)他(ta)們內部(bu)還討論了很多問(wen)題(ti)，他(ta)就沿用那些幾經回(hui)復(fu)的信件(jian)，繼續發給我詢問(wen)。這個倒霉蛋初期(qi)一(yi)直把(ba)這項工作做(zuo)得(de)有(you)(you)條不(bu)紊，哪些人(ren)在(zai)“收件(jian)人(ren)”一(yi)欄(lan)里，哪些人(ren)在(zai)“抄送”欄(lan)里，從不(bu)混(hun)淆，直到有(you)(you)一(yi)次，在(zai)這么多個類似標題(ti)的郵件(jian)里，他(ta)終于“迷失(shi)”了，一(yi)點“全部(bu)回(hui)復(fu)”……

守則二(er)：溝通重要事件時(shi)，最(zui)好使用郵件，如果你光打電話，對(dui)方可以(yi)耍賴(lai)

大衛 物流管理

在(zai)我還是新人時，吃過一次這樣的虧(kui)。那是一個做事非常拖拉、工作極(ji)為馬(ma)虎的客(ke)戶，每次交接，都需要我無數次催(cui)促(cu)、反復(fu)提醒。

有(you)一(yi)次，由于缺少(shao)一(yi)些(xie)(xie)材(cai)料(liao)(liao)，他(ta)們(men)公司委托我(wo)(wo)們(men)發的一(yi)批貨無法(fa)申報。我(wo)(wo)第一(yi)時間就(jiu)給對方打(da)電話交代了這(zhe)個(ge)情況。我(wo)(wo)們(men)這(zhe)行，時間就(jiu)是(shi)金錢。我(wo)(wo)反復跟他(ta)說，如果在幾點前備(bei)不(bu)齊這(zhe)些(xie)(xie)材(cai)料(liao)(liao)導(dao)致耽擱(ge)進(jin)程(cheng)，那(nei)就(jiu)是(shi)他(ta)們(men)的責(ze)任了。

他(ta)滿口答應，說兩個小時(shi)后就能(neng)給我回(hui)音。沒(mei)想到(dao)，兩小時(shi)過(guo)去了(le)、一個上(shang)午過(guo)去了(le)，還(huan)是沒(mei)發材(cai)料(liao)來。下午我又催了(le)一次(ci)，他(ta)還(huan)是說“馬(ma)上(shang)”、“馬(ma)上(shang)”。

最后(hou)的結果可想而知。對方老(lao)板(ban)怒(nu)了，一個電(dian)話打(da)到我老(lao)板(ban)那兒(er)，投訴我工(gong)作(zuo)不力。

“我(wo)(wo)確實打過(guo)電話了呀。”我(wo)(wo)向我(wo)(wo)們老板訴苦。

“你為什么不發郵(you)件呢？”老(lao)板雖然(ran)相信我，可是對方一(yi)口(kou)咬定我沒通知，口(kou)說無憑，沒有郵(you)件作證據(ju)，只能由我們來賠償(chang)損(sun)失。

老板親(qin)授心(xin)得：“下回遇(yu)到這樣的(de)人，非但給(gei)(gei)他寫(xie)郵(you)件，還應該明抄一份給(gei)(gei)他的(de)上(shang)司(si)，這樣，他就不敢怠(dai)慢了。”

姜還是(shi)老的辣，辦公(gong)室“游(you)戲(xi)準(zhun)則”之一就是(shi)：遇見重要的事，先發郵(you)件，把(ba)責任扔(reng)給對方(fang)再說。

守(shou)則三：如有(you)需要，請(qing)用BCC（暗抄）

金子 銀行客服

前不久(jiu)，辦公室里議論紛(fen)紛(fen)，說領(ling)導最近準(zhun)備給上上下下所(suo)有人(ren)配備商務(wu)手機。一時間人(ren)人(ren)納悶———一向精打細算的領(ling)導怎么一下子出手大方起來了？

不(bu)久(jiu)(jiu)，手(shou)機(ji)(ji)如期而至，公司(si)(si)里還(huan)搞了(le)統一的(de)培訓(xun)，教(jiao)大家(jia)如何用手(shou)機(ji)(ji)收發郵(you)件(jian)(jian)、處理公文。又過了(le)一陣子(zi)，下達最(zui)新(xin)指令：所有(you)(you)關鍵部(bu)門的(de)員工，24小(xiao)時開機(ji)(ji)，隨時處理郵(you)件(jian)(jian)！消息一出(chu)，各路流言飛轉，出(chu)現了(le)多種(zhong)關于此舉(ju)動機(ji)(ji)的(de)猜(cai)測：一說公司(si)(si)里各部(bu)門嚴重推(tui)卸責任(ren)，出(chu)現事(shi)故，互相推(tui)諉，A怪B沒有(you)(you)告(gao)知(zhi)，B說自(zi)(zi)己已經書面郵(you)件(jian)(jian)通(tong)知(zhi)，A說沒有(you)(you)收到郵(you)件(jian)(jian)；另一種(zhong)說法是，前(qian)不(bu)久(jiu)(jiu)公司(si)(si)內(nei)部(bu)出(chu)現“打小(xiao)報告(gao)郵(you)件(jian)(jian)事(shi)件(jian)(jian)”，有(you)(you)人趁他人不(bu)備，在對方電腦上使用郵(you)件(jian)(jian)系統，發送(song)出(chu)一份舉(ju)報信(xin)，結(jie)果，該信(xin)還(huan)落入(ru)了(le)被舉(ju)報人手(shou)中，他找到發信(xin)人論(lun)(lun)理，該人說一定(ding)是有(you)(you)人為了(le)陷害自(zi)(zi)己，盜用信(xin)箱發信(xin)；還(huan)有(you)(you)傳言，說是兩個部(bu)門的(de)人結(jie)怨，跑(pao)去(qu)領導(dao)那里論(lun)(lun)理，要求每次發完郵(you)件(jian)(jian)，必須電話通(tong)知(zhi)或者消息確認(ren)，不(bu)然(ran)存在“陷害”的(de)可(ke)能性……

也不(bu)知是(shi)(shi)哪個“軍師(shi)”的主意，最后讓(rang)領導下(xia)決(jue)心給每個人都配置了(le)這(zhe)款可發郵件的商務手(shou)機，現在，所有人都膽戰心驚(jing)地24小時開機，并且(qie)一(yi)看(kan)到有“CC”（抄送）給自己上(shang)司的郵件就格外認真，如果看(kan)到了(le)顯(xian)示BCC（暗抄）的郵件，那么(me)，趕緊起床吧，這(zhe)覺(jue)是(shi)(shi)再(zai)也睡不(bu)好了(le)。

守則四：如果你是老(lao)板(ban)，請設置“敏感詞”

小言 外企行政

前(qian)不久公司出了一(yi)(yi)件大事：一(yi)(yi)個不滿工(gong)(gong)作(zuo)的員工(gong)(gong)在跳槽前(qian)夜，調出所(suo)有同事和客戶(hu)的電郵，群(qun)發(fa)了一(yi)(yi)封“控訴信(xin)”。

除(chu)了對公(gong)司內(nei)部關鍵人物的(de)投訴之外，還列舉了公(gong)司內(nei)部存在的(de)種(zhong)種(zhong)管理漏洞。郵件最(zui)后說(shuo)：“這樣缺乏(fa)信譽(yu)的(de)公(gong)司，你們還敢和他繼(ji)續有(you)生意方(fang)面的(de)合作么？”

郵件(jian)是(shi)(shi)周一早上(shang)群發的(de)，那天(tian)我正好(hao)在(zai)外面辦事，下午回到辦公室，據說已經被集體(ti)刪除了。不過(guo)，好(hao)多人(ren)都悄(qiao)悄(qiao)備(bei)份存在(zai)自己(ji)的(de)電腦里，我就(jiu)是(shi)(shi)那樣(yang)看到了這(zhe)封郵件(jian)。有好(hao)一陣子(zi)，它被當(dang)作上(shang)班生活的(de)調(diao)味劑。

據說(shuo)，高層大駭(hai)，雖(sui)然最后(hou)找到那名員工并追究了法律責任，可對于我們這(zhe)樣的大公司來說(shuo)，畢竟(jing)很是“坍臺”。

于是，消息靈通人士最近通知我們，老板出(chu)資百萬(wan)購了一套新系統，據說，現(xian)在任何從公(gong)司發出(chu)的(de)郵件，一旦出(chu)現(xian)“狀況”，系統會(hui)自動警報，并阻止發送。

為這事，我們八卦了半天(tian)，都在(zai)推測系統會(hui)設置多(duo)少敏感詞匯(hui)來(lai)(lai)自(zi)動(dong)阻止郵(you)(you)件。經討論，大家達成共(gong)識(shi)：少寫中文(wen)郵(you)(you)件———我們工作往來(lai)(lai)的郵(you)(you)件，大部分(fen)是(shi)用(yong)英語(yu)寫的，而(er)那(nei)封控訴信(xin)用(yong)的是(shi)中文(wen)———這種信(xin)，還是(shi)用(yong)母(mu)語(yu)寫比較順暢(chang)。

守則五：不要隨意轉發

Ken 項目經理

通(tong)常我們匯報工(gong)作時(shi)，貪圖(tu)方便(bian)，會(hui)直接把郵(you)件轉發給老(lao)板。但你的老(lao)板如果足夠細(xi)心和(he)專(zhuan)業，他會(hui)批評你。

我(wo)對我(wo)們老(lao)板肅然起敬，也是因為一封郵件。那次，他把(ba)我(wo)叫到辦公(gong)室(shi)：“Ken，你(ni)是不是偷(tou)懶，直(zhi)接把(ba)對方的公(gong)文發給我(wo)了？”

我的確轉(zhuan)發了郵件，因為一樣(yang)是總(zong)結(jie)，既(ji)然對方總(zong)結(jie)好了，我就順手按了轉(zhuan)發，可是，他(ta)怎么(me)會(hui)知道？

“你過來，轉(zhuan)發的字色(se)是灰色(se)，并且前面會出(chu)現(xian)‘>’的符號。”

我滿(man)臉(lian)通紅。到底是老板(ban)！

TIpS：

■郵(you)(you)件最能(neng)撒謊。面談時，有(you)可能(neng)通過表情泄漏天機；打電話，難免語塞。而郵(you)(you)件永(yong)遠不會(hui)。

■郵件是最職業的公務(wu)交辦手段，它可以絲(si)毫不帶感情色(se)彩。

■公務(wu)郵件的(de)(de)最后(hou)，一般要設置“免責聲(sheng)明”，大體需要明確的(de)(de)意(yi)思是(shi)：“如果(guo)這封(feng)信不是(shi)給(gei)你的(de)(de)，希(xi)望收到后(hou)退還給(gei)我，以免引起之后(hou)的(de)(de)糾紛。”

■最后填寫收件人，因為(wei)一個(ge)誤操作，有可能(neng)送出(chu)一份空信(xin)，令對(dui)方(fang)造(zao)成你工(gong)作粗(cu)糙(cao)的印象。

■憤怒時不要用E-mail.E-mail很難傳送幽(you)默，但很容易(yi)傳達憤怒。

■使用有(you)意義的標題，讓收(shou)信人一下就能明白里面(mian)是什么，同時也區別于垃(la)圾郵件。

■簡短。如果有很多(duo)話，可以列(lie)成要點。

■休假時應設置自動回復，這是禮貌和(he)方便的問題。但不要給私人郵件(jian)設這種(zhong)東西，免得有心人知道你家里沒人。

■使用(yong)表情(qing)。如果你的情(qing)緒可能被誤(wu)解，就(jiu)加(jia)上笑臉。

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