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栽在郵件上的N種死法盤點

祝由網 2024-03-10 20:53:01

電(dian)子郵件,已(yi)成了辦公室里(li)隱藏的(de)地雷(lei)。

守(shou)則(ze)一:不(bu)要隨便“回(hui)復(fu)所有人”

阿康 外企職員

千(qian)萬(wan)不要在回復郵件時隨便點(dian)擊“回復所有人”———這(zhe)是我從我那(nei)(nei)倒霉的(de)客戶那(nei)(nei)里學來的(de)“血的(de)教訓”。

那(nei)次接手一個(ge)挑剔的(de)客戶,耗(hao)了很久,價(jia)格一直談不攏,差不多(duo)有(you)兩周時間,我(wo)(wo)每(mei)天(tian)上(shang)班頭一件事,就是和對方互通郵(you)件、打探(tan)進展。那(nei)段日子,老(lao)板盯(ding)、對方拖,搞得我(wo)(wo)每(mei)天(tian)灰(hui)頭土(tu)臉、心力憔悴。直到(dao)有(you)一天(tian),在我(wo)(wo)們(men)通過20封郵(you)件時,我(wo)(wo)的(de)郵(you)箱里忽(hu)然(ran)出現(xian)了一封“機密”信函,上(shang)面有(you)這家公司(si)(si)討論(lun)我(wo)(wo)們(men)公司(si)(si)的(de)報價(jia)的(de)詳細經過,包括各級老(lao)板的(de)回復(fu)意見、他們(men)預(yu)期爭取(qu)的(de)價(jia)格,還有(you)準備對付我(wo)(wo)們(men)的(de)具體計劃。

這下好了,掌握(wo)了對(dui)方的底(di)線,后(hou)面的事情(qing)做得極(ji)其(qi)順利。那個(ge)項目談完,老板對(dui)我(wo)刮(gua)目相看(kan)。

我心里有鬼(gui)。冷(leng)靜之后仔細研究了這封郵(you)件的來龍去(qu)脈,終于發現:發給我這封郵(you)件的人(ren)一(yi)定是在某次疏忽之下按了“回復所有人(ren)”,才把(ba)信不小心傳到了我手(shou)里。

也真怪不(bu)得(de)他(ta),之前我們往來的郵件(jian)實在(zai)過(guo)多,而且所有(you)(you)的郵件(jian)題(ti)目都是(shi)一(yi)長串“RE:RE:RE……”,看起來極其相(xiang)似。我的郵件(jian)發給他(ta)、他(ta)的老(lao)板(ban)后(hou),他(ta)老(lao)板(ban)回(hui)復(fu)給了他(ta),還有(you)(you)他(ta)們公司(si)的財(cai)務、我以及(ji)更(geng)多人(ren)。之后(hou)他(ta)們內部(bu)還討論了很多問(wen)題(ti),他(ta)就沿用那些幾經回(hui)復(fu)的信件(jian),繼續發給我詢問(wen)。這個倒霉蛋初期(qi)一(yi)直把(ba)這項工作做(zuo)得(de)有(you)(you)條不(bu)紊,哪些人(ren)在(zai)“收件(jian)人(ren)”一(yi)欄(lan)里,哪些人(ren)在(zai)“抄送”欄(lan)里,從不(bu)混(hun)淆,直到有(you)(you)一(yi)次,在(zai)這么多個類似標題(ti)的郵件(jian)里,他(ta)終于“迷失(shi)”了,一(yi)點“全部(bu)回(hui)復(fu)”……

守則二(er):溝通重要事件時(shi),最(zui)好使用郵件,如果你光打電話,對(dui)方可以(yi)耍賴(lai)

大衛 物流管理

在(zai)我還是新人時,吃過一次這樣的虧(kui)。那是一個做事非常拖拉、工作極(ji)為馬(ma)虎的客(ke)戶,每次交接,都需要我無數次催(cui)促(cu)、反復(fu)提醒。

有(you)一(yi)次,由于缺少(shao)一(yi)些(xie)(xie)材(cai)料(liao)(liao),他(ta)們(men)公司委托我(wo)(wo)們(men)發的一(yi)批貨無法(fa)申報。我(wo)(wo)第一(yi)時間就(jiu)給對方打(da)電話交代了這(zhe)個(ge)情況。我(wo)(wo)們(men)這(zhe)行,時間就(jiu)是(shi)金錢。我(wo)(wo)反復跟他(ta)說,如果在幾點前備(bei)不(bu)齊這(zhe)些(xie)(xie)材(cai)料(liao)(liao)導(dao)致耽擱(ge)進(jin)程(cheng),那(nei)就(jiu)是(shi)他(ta)們(men)的責(ze)任了。

他(ta)滿口答應,說兩個小時(shi)后就能(neng)給我回(hui)音。沒(mei)想到(dao),兩小時(shi)過(guo)去了(le)、一個上(shang)午過(guo)去了(le),還(huan)是沒(mei)發材(cai)料(liao)來。下午我又催了(le)一次(ci),他(ta)還(huan)是說“馬(ma)上(shang)”、“馬(ma)上(shang)”。

最后(hou)的結果可想而知。對方老(lao)板(ban)怒(nu)了,一個電(dian)話打(da)到我老(lao)板(ban)那兒(er),投訴我工(gong)作(zuo)不力。

“我(wo)(wo)確實打過(guo)電話了呀。”我(wo)(wo)向我(wo)(wo)們老板訴苦。

“你為什么不發郵(you)件呢?”老(lao)板雖然(ran)相信我,可是對方一(yi)口(kou)咬定我沒通知,口(kou)說無憑,沒有郵(you)件作證據(ju),只能由我們來賠償(chang)損(sun)失。

老板親(qin)授心(xin)得:“下回遇(yu)到這樣的(de)人,非但給(gei)(gei)他寫(xie)郵(you)件,還應該明抄一份給(gei)(gei)他的(de)上(shang)司(si),這樣,他就不敢怠(dai)慢了。”

姜還是(shi)老的辣,辦公(gong)室“游(you)戲(xi)準(zhun)則”之一就是(shi):遇見重要的事,先發郵(you)件,把(ba)責任扔(reng)給對方(fang)再說。

守(shou)則三:如有(you)需要,請(qing)用BCC(暗抄)

金子 銀行客服

前不久(jiu),辦公室里議論紛(fen)紛(fen),說領(ling)導最近準(zhun)備給上上下下所(suo)有人(ren)配備商務(wu)手機。一時間人(ren)人(ren)納悶———一向精打細算的領(ling)導怎么一下子出手大方起來了?

不(bu)久(jiu)(jiu),手(shou)機(ji)(ji)如期而至,公司(si)(si)里還(huan)搞了(le)統一的(de)培訓(xun),教(jiao)大家(jia)如何用手(shou)機(ji)(ji)收發郵(you)件(jian)(jian)、處理公文。又過了(le)一陣子(zi),下達最(zui)新(xin)指令:所有(you)(you)關鍵部(bu)門的(de)員工,24小(xiao)時開機(ji)(ji),隨時處理郵(you)件(jian)(jian)!消息一出(chu),各路流言飛轉,出(chu)現了(le)多種(zhong)關于此舉(ju)動機(ji)(ji)的(de)猜(cai)測:一說公司(si)(si)里各部(bu)門嚴重推(tui)卸責任(ren),出(chu)現事(shi)故,互相推(tui)諉,A怪B沒有(you)(you)告(gao)知(zhi),B說自(zi)(zi)己已經書面郵(you)件(jian)(jian)通(tong)知(zhi),A說沒有(you)(you)收到郵(you)件(jian)(jian);另一種(zhong)說法是,前(qian)不(bu)久(jiu)(jiu)公司(si)(si)內(nei)部(bu)出(chu)現“打小(xiao)報告(gao)郵(you)件(jian)(jian)事(shi)件(jian)(jian)”,有(you)(you)人趁他人不(bu)備,在對方電腦上使用郵(you)件(jian)(jian)系統,發送(song)出(chu)一份舉(ju)報信(xin),結(jie)果,該信(xin)還(huan)落入(ru)了(le)被舉(ju)報人手(shou)中,他找到發信(xin)人論(lun)(lun)理,該人說一定(ding)是有(you)(you)人為了(le)陷害自(zi)(zi)己,盜用信(xin)箱發信(xin);還(huan)有(you)(you)傳言,說是兩個部(bu)門的(de)人結(jie)怨,跑(pao)去(qu)領導(dao)那里論(lun)(lun)理,要求每次發完郵(you)件(jian)(jian),必須電話通(tong)知(zhi)或者消息確認(ren),不(bu)然(ran)存在“陷害”的(de)可(ke)能性……

也不(bu)知是(shi)(shi)哪個“軍師(shi)”的主意,最后讓(rang)領導下(xia)決(jue)心給每個人都配置了(le)這(zhe)款可發郵件的商務手(shou)機,現在,所有人都膽戰心驚(jing)地24小時開機,并且(qie)一(yi)看(kan)到有“CC”(抄送)給自己上(shang)司的郵件就格外認真,如果看(kan)到了(le)顯(xian)示BCC(暗抄)的郵件,那么(me),趕緊起床吧,這(zhe)覺(jue)是(shi)(shi)再(zai)也睡不(bu)好了(le)。

守則四:如果你是老(lao)板(ban),請設置“敏感詞”

小言 外企行政

前(qian)不久公司出了一(yi)(yi)件大事:一(yi)(yi)個不滿工(gong)(gong)作(zuo)的員工(gong)(gong)在跳槽前(qian)夜,調出所(suo)有同事和客戶(hu)的電郵,群(qun)發(fa)了一(yi)(yi)封“控訴信(xin)”。

除(chu)了對公(gong)司內(nei)部關鍵人物的(de)投訴之外,還列舉了公(gong)司內(nei)部存在的(de)種(zhong)種(zhong)管理漏洞。郵件最(zui)后說(shuo):“這樣缺乏(fa)信譽(yu)的(de)公(gong)司,你們還敢和他繼(ji)續有(you)生意方(fang)面的(de)合作么?”

郵件(jian)是(shi)(shi)周一早上(shang)群發的(de),那天(tian)我正好(hao)在(zai)外面辦事,下午回到辦公室,據說已經被集體(ti)刪除了。不過(guo),好(hao)多人(ren)都悄(qiao)悄(qiao)備(bei)份存在(zai)自己(ji)的(de)電腦里,我就(jiu)是(shi)(shi)那樣(yang)看到了這(zhe)封郵件(jian)。有好(hao)一陣子(zi),它被當(dang)作上(shang)班生活的(de)調(diao)味劑。

據說(shuo),高層大駭(hai),雖(sui)然最后(hou)找到那名員工并追究了法律責任,可對于我們這(zhe)樣的大公司來說(shuo),畢竟(jing)很是“坍臺”。

于是,消息靈通人士最近通知我們,老板出(chu)資百萬(wan)購了一套新系統,據說,現(xian)在任何從公(gong)司發出(chu)的(de)郵件,一旦出(chu)現(xian)“狀況”,系統會(hui)自動警報,并阻止發送。

為這事,我們八卦了半天(tian),都在(zai)推測系統會(hui)設置多(duo)少敏感詞匯(hui)來(lai)(lai)自(zi)動(dong)阻止郵(you)(you)件。經討論,大家達成共(gong)識(shi):少寫中文(wen)郵(you)(you)件———我們工作往來(lai)(lai)的郵(you)(you)件,大部分(fen)是(shi)用(yong)英語(yu)寫的,而(er)那(nei)封控訴信(xin)用(yong)的是(shi)中文(wen)———這種信(xin),還是(shi)用(yong)母(mu)語(yu)寫比較順暢(chang)。

守則五:不要隨意轉發

Ken 項目經理

通(tong)常我們匯報工(gong)作時(shi),貪圖(tu)方便(bian),會(hui)直接把郵(you)件轉發給老(lao)板。但你的老(lao)板如果足夠細(xi)心和(he)專(zhuan)業,他會(hui)批評你。

我(wo)對我(wo)們老(lao)板肅然起敬,也是因為一封郵件。那次,他把(ba)我(wo)叫到辦公(gong)室(shi):“Ken,你(ni)是不是偷(tou)懶,直(zhi)接把(ba)對方的公(gong)文發給我(wo)了?”

我的確轉(zhuan)發了郵件,因為一樣(yang)是總(zong)結(jie),既(ji)然對方總(zong)結(jie)好了,我就順手按了轉(zhuan)發,可是,他(ta)怎么(me)會(hui)知道?

“你過來,轉(zhuan)發的字色(se)是灰色(se),并且前面會出(chu)現(xian)‘>’的符號。”

我滿(man)臉(lian)通紅。到底是老板(ban)!

TIpS:

■郵(you)(you)件最能(neng)撒謊。面談時,有(you)可能(neng)通過表情泄漏天機;打電話,難免語塞。而郵(you)(you)件永(yong)遠不會(hui)。

■郵件是最職業的公務(wu)交辦手段,它可以絲(si)毫不帶感情色(se)彩。

■公務(wu)郵件的(de)(de)最后(hou),一般要設置“免責聲(sheng)明”,大體需要明確的(de)(de)意(yi)思是(shi):“如果(guo)這封(feng)信不是(shi)給(gei)你的(de)(de),希(xi)望收到后(hou)退還給(gei)我,以免引起之后(hou)的(de)(de)糾紛。”

■最后填寫收件人,因為(wei)一個(ge)誤操作,有可能(neng)送出(chu)一份空信(xin),令對(dui)方(fang)造(zao)成你工(gong)作粗(cu)糙(cao)的印象。

■憤怒時不要用E-mail.E-mail很難傳送幽(you)默,但很容易(yi)傳達憤怒。

■使用有(you)意義的標題,讓收(shou)信人一下就能明白里面(mian)是什么,同時也區別于垃(la)圾郵件。

■簡短。如果有很多(duo)話,可以列(lie)成要點。

■休假時應設置自動回復,這是禮貌和(he)方便的問題。但不要給私人郵件(jian)設這種(zhong)東西,免得有心人知道你家里沒人。

■使用(yong)表情(qing)。如果你的情(qing)緒可能被誤(wu)解,就(jiu)加(jia)上笑臉。

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